CE- en Compliancedocumenten Opvragen bij Import uit China

Vraag een Chinese leverancier niet om "het CE-certificaat" en ga er dan van uit dat het werk klaar is. CE-markering geldt alleen voor productcategorieën die onder specifieke EU-wetgeving vallen, en voor veel producten bestaat er geen officieel CE-certificaat dat door een instantie wordt afgegeven. Het centrale juridische document is doorgaans de EU-conformiteitsverklaring van de fabrikant, ondersteund door technische documentatie en passend conformiteitsbewijs. Wat u precies moet verkrijgen, hangt af van het exacte product, de wijze van verkoop en of u importeert onder het merk van de leverancier of onder uw eigen merk.

1. Begin bij het product en de toepasselijke EU-regels

• Definieer het exacte product. Leg model, varianten, beoogd gebruik, gebruikers, voedingsbron, radiofuncties, materialen, installatiemethode en markten vast. Kleine verschillen kunnen de toepasselijke eisen veranderen.
• Identificeer alle toepasselijke wetgeving. Een product kan tegelijkertijd onder elektrische veiligheid, elektromagnetische compatibiliteit, radioapparatuur, machines, ecodesign, RoHS, batterijen of andere EU-regels vallen.
• Bevestig of CE-markering van toepassing is. CE-markering is alleen verplicht wanneer het product onder wetgeving valt die dit vereist. Zij mag niet worden aangebracht op producten die buiten die reikwijdte vallen.
• Controleer ook niet-CE-eisen. Consumentenproducten kunnen onderworpen zijn aan de Algemene Productveiligheidsverordening, chemische beperkingen, traceerbaarheid, etikettering, taal, verpakking en nationale verplichtingen, ook wanneer geen CE-markering vereist is.
• Gebruik de officiële CE-markeringsrichtlijnen van de Europese Commissie en productspecifieke wetgeving als uitgangspunt, niet de certificatenlijst van de leverancier.

2. Identiteit van fabrikant, leverancier en product

• Juridische gegevens van de fabrikant. Verkrijg de volledige geregistreerde bedrijfsnaam, het adres, de Chinese bedrijfsvergunning en contactgegevens. Bevestig of de fabriek, de handelsonderneming en de opgegeven fabrikant dezelfde entiteit zijn.
• Modelcorrespondentie. Maak een tabel die uw bestelreferentie, commercieel model, fabrieksmodel, testrapportmodel, etiketmodel en model op de conformiteitsverklaring aan elkaar koppelt.
• Varianten en families. Als één rapport meerdere modellen zou dekken, eis dan de technische onderbouwing die aantoont waarom het geteste representatieve model geldig is voor elke variant.
• EU-marktdeelnemer. Bevestig wiens naam en post-/elektronisch adres moeten worden vermeld als importeur, gemachtigde vertegenwoordiger of andere verantwoordelijke persoon onder de toepasselijke regels.
• Wijs documenten af die zijn afgegeven aan een niet-gerelateerd bedrijf, tenzij de juridische en technische relatie met uw product gedocumenteerd is.

3. EU-conformiteitsverklaring — geen generiek "CE-certificaat"

• Eis een productspecifieke EU-conformiteitsverklaring met daarin de fabrikant, productidentificatie, toepasselijke EU-wetgeving, gebruikte normen of specificaties, verantwoordelijke ondertekenaar, plaats, datum en handtekening.
• De verklaring moet elke toepasselijke CE-markeringsrichtlijn dekken, niet alleen de eenvoudigste. Een elektrisch product kan meerdere wettelijke referenties vereisen.
• Controleer of de wetgeving en normen correct zijn geïdentificeerd en passend zijn voor het product. Een lange lijst die uit een andere verklaring is gekopieerd, is geen bewijs van conformiteit.
• De ondertekenaar moet bevoegd zijn om de fabrikant te binden. Een laboratoriumrapport vervangt niet de ondertekende juridische verklaring van de fabrikant.
• Sommige productregimes gebruiken een ander document, zoals een prestatieverklaring voor bouwproducten of een inbouwverklaring voor niet-voltooide machines. Verkrijg het document dat de daadwerkelijke wetgeving vereist.
• De Europese Commissie omschrijft de EU-conformiteitsverklaring als een verplicht, door de fabrikant ondertekend juridisch document voor producten die onder de betreffende regels vallen.

4. Testrapporten en conformiteitsbeoordelingscertificaten

• Vraag volledige rapporten op. Een voorblad, certificaat, screenshot of spreadsheet van de leverancier is niet voldoende. Verkrijg het volledige rapport met productfoto's, modelidentificatie, testmethoden, resultaten en conclusies.
• Controleer reikwijdte en editie. Bevestig dat de normen, amendementen en testclausules overeenkomen met het product en de toepasselijke eisen op het moment dat het op de markt wordt gebracht.
• Controleer het monster. Productfoto's, classificaties, printplaat, componenten, constructie en accessoires in het rapport moeten overeenkomen met de goederen die u ontvangt.
• Controleer het laboratorium. Verifieer de identiteit van de uitgevende instantie, het rapportnummer en de relevante accreditatiescope. Neem rechtstreeks contact op met het laboratorium wanneer de authenticiteit of modeldekking van materieel belang is.
• Begrijp de betrokkenheid van derden. Veel CE-regimes staan zelfbeoordeling door de fabrikant toe; andere vereisen een aangemelde instantie. Eis een certificaat van een aangemelde instantie alleen wanneer de toepasselijke conformiteitsbeoordelingsprocedure dit vereist, en controleer de instantie en de reikwijdte in NANDO.
• Leg alle afkeuringen, afwijkingen, voorwaardelijke resultaten en door de leverancier geleverde componenten vast. "PASS" op de eerste pagina heft beperkingen elders in het rapport niet op.

5. Technische documentatie en risicobeoordeling

• Het technisch dossier moet het ontwerp, de fabricage en de werking van het product toelichten en aantonen hoe aan elke toepasselijke essentiële eis wordt voldaan.
• Typische inhoud omvat een productbeschrijving, beoogd gebruik, tekeningen, schema's, materiaallijst, lijst van kritieke componenten, berekeningen, toegepaste normen, risicobeoordeling, testrapporten, etiketten, instructies en bewijs van productiebeheersing.
• Vraag om een index van het technisch dossier en de belangrijkste documenten die nodig zijn om uw risico's te beoordelen. Verplicht de fabrikant contractueel om het volledige dossier binnen een vastgestelde termijn aan u of de autoriteiten te verstrekken en bij te houden.
• Verkoopt u onder uw eigen naam of merk, past u het product aan of ondertekent u zelf de conformiteitsverklaring, dan volstaan toezeggingen van de leverancier niet: u heeft controle nodig over de documentatie die uw verantwoordelijkheden als fabrikant onderbouwt.
• Zorg dat het dossier de productieversie weerspiegelt, niet alleen een vroeg monster. Stel wijzigingsbeheer in voor kritieke componenten, firmware, materialen, leveranciers en productielocaties.
• Officiële EU-richtlijnen leggen uit dat technische documentatie de conformiteit moet aantonen en de conformiteitsverklaring moet onderbouwen.

6. Productmarkering, etiketten en traceerbaarheid

• CE-markering. Controleer ontwerp, minimale afmeting, zichtbaarheid, leesbaarheid en duurzaamheid. Een identificatienummer van een aangemelde instantie mag alleen voorkomen waar de wetgeving en beoordelingsprocedure dit vereisen.
• Productidentificatie. Het product moet een type-, partij-, serienummer of ander element dragen waarmee het naar de documentatie en het productieregister kan worden herleid.
• Gegevens van de marktdeelnemer. Controleer de vereiste naam en post-/elektronische contactgegevens van fabrikant, importeur, gemachtigde vertegenwoordiger of EU-verantwoordelijke persoon.
• Technische classificaties. Bevestig spanning, frequentie, vermogen, capaciteit, druk, belasting, beschermingsgraad en andere veiligheidsrelevante classificaties aan de hand van het geteste product.
• Overige verplichte markeringen. Afhankelijk van het product kan het gaan om AEEA, batterij-, recycling-, energie-, radio-, voedselcontact- of gevareninformatie.
• Keur de definitieve opmaak goed vóór productie en controleer de daadwerkelijke etiketten tijdens de inspectie vóór verzending. Een conforme PDF bewijst niet dat de fabriek deze correct heeft toegepast.

7. Instructies, waarschuwingen en veiligheidsinformatie

• Verkrijg de volledige gebruiks-, installatie-, montage-, onderhouds- en verwijderingsinstructies die nodig zijn voor veilig gebruik.
• Instructies en veiligheidsinformatie moeten worden geleverd in de talen die vereist zijn in elk land waar het product wordt verkocht. Machinevertaling zonder technische controle is een productrisico.
• Controleer of de waarschuwingen de in de risicobeoordeling geïdentificeerde restrisico's behandelen en overeenkomen met de productetiketten, de beoogde gebruikers en het te voorziene verkeerde gebruik.
• Controleer modelreferenties, tekeningen, accessoires, technische classificaties, onderhoudsintervallen en storingsinformatie aan de hand van het productieproduct.
• Beheer de definitieve taalbestanden en drukrevisie. Laat de fabriek goedgekeurde handleidingen of etiketten niet vervangen zonder schriftelijke goedkeuring.

8. Chemisch, milieu- en duurzaamheidsbewijs

• RoHS. Verkrijg voor elektrische en elektronische apparatuur binnen de reikwijdte een leveranciersverklaring, onderbouwd met materiaal- of componentbewijs en risicogebaseerde analytische tests. "RoHS-conform" op een factuur is niet voldoende.
• REACH en SVHC. Vraag om materiaalverklaringen, screening op de kandidatenlijst en substantie-informatie die relevant is voor het product. Er bestaat geen universeel officieel "REACH-certificaat". Overweeg laboratoriumtests voor materialen met een hoog risico.
• Persistente organische verontreinigende stoffen en beperkte stoffen. Identificeer aanvullende beperkingen die relevant zijn voor kunststoffen, coatings, textiel, brandvertragers of andere materialen.
• Batterijen. Verkrijg batterijspecificaties, bewijs van veiligheidstests, samenvatting van transporttests waar van toepassing, markeringen, informatie over verwijderbaarheid en toeleveringsketengegevens die vereist zijn onder de huidige batterijregels.
• Milieuregelingen. Bepaal de verplichtingen op het gebied van producentenverantwoordelijkheid voor AEEA, verpakking, batterijen, meubels, textiel, energie-etikettering, ecodesign, EPREL of andere in elk doelland. Documenten van de leverancier vervangen niet de registraties en rapportageverplichtingen van de importeur.

9. Productspecifieke documenten om aan te vullen

• Radioproducten: radiotestrapporten, frequentiebanden, uitgangsvermogen, identificatie van software/firmware, antenneconfiguratie en cybersecuritybewijs waar van toepassing.
• Elektrische apparatuur: bewijs van veiligheid, EMC en RoHS; certificaten van kritieke componenten; classificaties; isolatie- en constructiedetails.
• Machines: risicobeoordeling, tekeningen, bewijs van besturingssysteem en veiligheidsfuncties, instructies, conformiteitsverklaring en, waar relevant, documenten voor niet-voltooide machines.
• PBM's, drukapparatuur, gastoestellen en andere gereguleerde producten: de vereiste certificaten van aangemelde instanties, toezichtsdocumenten en productspecifieke markeringen.
• Bouwproducten: toepasselijke geharmoniseerde specificatie, prestatieverklaring, CE-informatie en bewijs voor de opgegeven prestaties.
• Materialen bestemd voor voedselcontact, speelgoed, cosmetica, medische hulpmiddelen en andere gespecialiseerde categorieën: verkrijg de verklaringen, tests, registraties en documentatie van de verantwoordelijke persoon die door hun eigen wettelijke regimes worden vereist.
• Energiegerelateerde producten: ecodesignbewijs, gegevens voor het energielabel, productinformatieblad en EPREL-registratie waar vereist.

10. Waarschuwingssignalen in documentenpakketten van leveranciers

• Een kleurrijk "Certificate of Compliance" wordt aangeboden als enig CE-bewijs, zonder conformiteitsverklaring of technisch dossier.
• De aanvrager, fabrikant, fabriek, het merk of model verschilt tussen offerte, etiket, verklaring en rapporten.
• Alleen het basismodel werd getest, maar de leverancier beweert dat elke maat, elk vermogen, materiaal en elektronische configuratie zonder analyse gedekt is.
• Rapporten zijn bijgesneden, wachtwoordbeveiligd, niet ondertekend, missen pagina's of zijn te wazig om het monster en de resultaten te identificeren.
• Normen hebben niets met het product te maken, belangrijke wetgeving ontbreekt of data dateren van vóór belangrijke ontwerpwijzigingen.
• Productfoto's tonen andere stekkers, componenten, behuizingen, classificaties of printplaatindelingen dan de bestelde versie.
• De leverancier weigert directe verificatie door het laboratorium, technische vragen of toezeggingen over wijzigingsbeheer.
• Een document vermeldt "CE approved", "CE registered" of "EU certified" zonder de juridische beoordelingsroute achter de bewering te identificeren.

11. Documentenchecklist voor importeurs vóór verzending

• ☐ Productclassificatie en elke toepasselijke EU- en nationale eis zijn gedocumenteerd.
• ☐ De identiteit van fabrikant, fabriek, importeur en model is consistent in alle documenten.
• ☐ De juiste ondertekende verklaring — EU-conformiteitsverklaring, prestatieverklaring of ander vereist document — is compleet.
• ☐ Volledige testrapporten dekken het productiemodel, de varianten, classificaties en het huidige ontwerp.
• ☐ Vereiste betrokkenheid en certificaten van een aangemelde instantie zijn onafhankelijk geverifieerd.
• ☐ De index van het technisch dossier, de risicobeoordeling en het belangrijkste ondersteunende bewijs zijn beschikbaar.
• ☐ Markeringen op product, verpakking en online aanbod zijn goedgekeurd en gecontroleerd.
• ☐ Instructies en waarschuwingen zijn technisch beoordeeld in elke vereiste taal.
• ☐ Chemisch, milieu-, batterij- en productspecifiek bewijs is compleet.
• ☐ Verschillen tussen het geteste monster en de productiegoederen zijn geïdentificeerd en beoordeeld.
• ☐ Verplichtingen inzake documentbewaring, reactie op autoriteiten en wijzigingsbeheer bij de leverancier zijn contractueel vastgelegd.
• ☐ Resterende hiaten zijn gedicht voordat het saldo wordt betaald of de verzending wordt vrijgegeven.

12. Als het product uw eigen merk draagt

• EU-regels beschouwen u doorgaans als de fabrikant wanneer u een product laat maken en het onder uw eigen naam of merk op de markt brengt.
• Vervang niet zomaar het merk op het etiket en hergebruik de verklaring van de leverancier niet. Leg een gedocumenteerde koppeling vast tussen uw model en de geteste constructie, en stel vervolgens de juridisch correcte verklaring en het technisch dossier op voor uw rol.
• Verkrijg rechten op ontwerp- en testdocumenten, componentspecificaties, leveranciersverklaringen, wijzigingsmeldingen en blijvende toegang tot bewijs nadat de commerciële relatie is beëindigd.
• Beheer elke variant en toekomstige productiewijziging. Een geldige beoordeling kan ongeldig worden wanneer de fabriek een voeding, radiomodule, materiaal, firmware of veiligheidskritiek onderdeel vervangt.
• Schakel een bevoegd laboratorium of complianceadviseur in wanneer de juridische reikwijdte, conformiteitsroute of technisch bewijs onzeker is. Documentbeoordeling vervangt geen vereiste tests.

Zo ziet dit er in de praktijk uit

Panda United verzamelt het documentenpakket van de leverancier in China, stelt een matrix op voor de consistentie tussen model en documenten, controleert verklaringen, rapporten, etiketten en handleidingen op duidelijke hiaten, en volgt verduidelijkingen of laboratoriumverificatie bij de leverancier op. Wij geven geen CE-certificering af en vervangen niet de juridische beoordeling van de fabrikant of importeur. Onze rol is om ontbrekend, inconsistent of onvoldoende onderbouwd bewijs zichtbaar te maken voordat het saldo wordt betaald en het product naar Europa wordt verscheept.