CE- und Konformitätsdokumente beim Import aus China einfordern

Bitten Sie einen chinesischen Lieferanten nicht einfach um „das CE-Zertifikat" und gehen Sie davon aus, die Sache sei damit erledigt. Die CE-Kennzeichnung gilt nur für Produktkategorien, die von spezifischen EU-Rechtsvorschriften erfasst werden, und für viele Produkte gibt es kein offizielles, von einer Behörde ausgestelltes CE-Zertifikat. Das zentrale Rechtsdokument ist in der Regel die EU-Konformitätserklärung des Herstellers, gestützt durch technische Dokumentation und geeignete Konformitätsnachweise. Was Sie tatsächlich benötigen, hängt vom genauen Produkt ab, davon, wie es vertrieben wird, und davon, ob Sie es unter der Marke des Lieferanten oder unter Ihrer eigenen Marke importieren.

1. Beginnen Sie beim Produkt und den geltenden EU-Vorschriften

• Definieren Sie das genaue Produkt. Erfassen Sie Modell, Varianten, Verwendungszweck, Nutzer, Stromquelle, Funkfunktionen, Materialien, Installationsmethode und Zielmärkte. Kleine Unterschiede können die geltenden Anforderungen verändern.
• Ermitteln Sie alle geltenden Rechtsvorschriften. Ein Produkt kann gleichzeitig unter elektrische Sicherheit, elektromagnetische Verträglichkeit, Funkanlagen, Maschinen, Ökodesign, RoHS, Batterien oder andere EU-Vorschriften fallen.
• Bestätigen Sie, ob die CE-Kennzeichnung überhaupt gilt. Die CE-Kennzeichnung ist nur erforderlich, wenn das Produkt unter eine Rechtsvorschrift fällt, die sie vorschreibt. Sie darf nicht auf Produkte außerhalb dieses Anwendungsbereichs angebracht werden.
• Prüfen Sie auch Nicht-CE-Anforderungen. Verbraucherprodukte können der Allgemeinen Produktsicherheitsverordnung, chemischen Beschränkungen, Rückverfolgbarkeits-, Kennzeichnungs-, Sprach-, Verpackungs- und nationalen Pflichten unterliegen, selbst wenn keine CE-Kennzeichnung erforderlich ist.
• Nutzen Sie als Ausgangspunkt die offiziellen Leitlinien der Europäischen Kommission zur CE-Kennzeichnung und die produktspezifischen Rechtsvorschriften, nicht die Zertifikatsliste des Lieferanten.

2. Hersteller-, Lieferanten- und Produktidentität

• Rechtliche Angaben zum Hersteller. Beschaffen Sie den vollständigen eingetragenen Firmennamen, die Adresse, die chinesische Geschäftslizenz und die Kontaktdaten. Bestätigen Sie, ob Fabrik, Handelsunternehmen und angegebener Hersteller ein und dieselbe Rechtsperson sind.
• Modellabgleich. Erstellen Sie eine Tabelle, die Ihre Bestellreferenz, das kommerzielle Modell, das Fabrikmodell, das Modell im Prüfbericht, das Modell auf dem Etikett und das Modell in der Konformitätserklärung miteinander verknüpft.
• Varianten und Produktfamilien. Wird behauptet, ein Bericht decke mehrere Modelle ab, verlangen Sie die technische Begründung, warum das geprüfte Referenzmodell für jede Variante gültig ist.
• Wirtschaftsakteur in der EU. Bestätigen Sie, wessen Name und Post-/elektronische Adresse gemäß den geltenden Vorschriften als Importeur, Bevollmächtigter oder sonstige verantwortliche Person erscheinen muss.
• Lehnen Sie Dokumente ab, die auf ein nicht verbundenes Unternehmen ausgestellt sind, es sei denn, die rechtliche und technische Beziehung zu Ihrem Produkt ist dokumentiert.

3. EU-Konformitätserklärung — kein generisches „CE-Zertifikat"

• Verlangen Sie eine produktspezifische EU-Konformitätserklärung mit Angabe des Herstellers, der Produktidentifikation, der geltenden EU-Rechtsvorschriften, der angewandten Normen oder Spezifikationen, des verantwortlichen Unterzeichners, Ort, Datum und Unterschrift.
• Die Erklärung sollte jede anwendbare CE-Kennzeichnungsvorschrift abdecken, nicht nur die einfachste. Ein elektrisches Produkt kann mehrere Rechtsgrundlagen erfordern.
• Prüfen Sie, ob Rechtsvorschriften und Normen korrekt benannt und für das Produkt zutreffend sind. Eine lange, aus einer anderen Erklärung kopierte Liste ist kein Konformitätsnachweis.
• Der Unterzeichner muss befugt sein, den Hersteller rechtlich zu binden. Ein Laborbericht ersetzt nicht die unterschriebene rechtliche Erklärung des Herstellers.
• Manche Produktregelungen verwenden ein anderes Dokument, etwa eine Leistungserklärung für Bauprodukte oder eine Einbauerklärung für unvollständige Maschinen. Beschaffen Sie das Dokument, das von der tatsächlich geltenden Rechtsvorschrift verlangt wird.
• Die Europäische Kommission beschreibt die EU-Konformitätserklärung als verbindliches, vom Hersteller zu unterzeichnendes Rechtsdokument für Produkte, die den einschlägigen Vorschriften unterliegen.

4. Prüfberichte und Konformitätsbewertungszertifikate

• Fordern Sie vollständige Berichte an. Ein Deckblatt, Zertifikat, Screenshot oder eine Lieferanten-Tabelle genügt nicht. Beschaffen Sie den vollständigen Bericht mit Produktfotos, Modellidentifikation, Prüfmethoden, Ergebnissen und Schlussfolgerungen.
• Prüfen Sie Umfang und Ausgabe. Bestätigen Sie, dass Normen, Änderungen und Prüfklauseln mit dem Produkt und den zum Zeitpunkt des Inverkehrbringens geltenden Anforderungen übereinstimmen.
• Prüfen Sie das Muster. Produktfotos, Kennwerte, Leiterplatte, Bauteile, Konstruktion und Zubehör im Bericht müssen der Ware entsprechen, die Sie erhalten werden.
• Prüfen Sie das Labor. Überprüfen Sie Identität, Berichtsnummer und relevanten Akkreditierungsumfang der ausstellenden Stelle. Kontaktieren Sie das Labor direkt, wenn Echtheit oder Modellabdeckung entscheidend sind.
• Verstehen Sie die Rolle Dritter. Viele CE-Regelungen erlauben eine Selbstbewertung durch den Hersteller, andere erfordern eine benannte Stelle. Verlangen Sie ein Zertifikat einer benannten Stelle nur dann, wenn das anwendbare Konformitätsbewertungsverfahren dies vorschreibt, und überprüfen Sie Stelle und Geltungsbereich in NANDO.
• Erfassen Sie alle Ausfälle, Abweichungen, bedingten Ergebnisse und vom Lieferanten beigestellten Bauteile. Ein „PASS" auf der ersten Seite hebt Einschränkungen im Bericht nicht auf.

5. Technische Dokumentation und Risikobewertung

• Die technische Dokumentation sollte Entwurf, Herstellung und Funktionsweise des Produkts erläutern und nachweisen, wie jede geltende grundlegende Anforderung erfüllt wird.
• Typische Inhalte umfassen eine Produktbeschreibung, Verwendungszweck, Zeichnungen, Schaltpläne, Stückliste, Liste kritischer Bauteile, Berechnungen, angewandte Normen, Risikobewertung, Prüfberichte, Etiketten, Anleitungen und Nachweise zur Fertigungskontrolle.
• Fordern Sie ein Verzeichnis der technischen Dokumentation sowie die wichtigsten Unterlagen zur Bewertung Ihrer Risiken an. Verpflichten Sie den Hersteller vertraglich, die vollständige Dokumentation zu pflegen und Ihnen oder den Behörden innerhalb einer festgelegten Frist zur Verfügung zu stellen.
• Wenn Sie unter eigenem Namen oder eigener Marke verkaufen, das Produkt verändern oder die Konformitätserklärung selbst unterzeichnen, genügen Zusagen des Lieferanten nicht: Sie benötigen die Kontrolle über die Dokumentation, die Ihre Herstellerpflichten stützt.
• Stellen Sie sicher, dass die Dokumentation den Produktionsstand widerspiegelt, nicht nur ein frühes Muster. Richten Sie eine Änderungskontrolle für kritische Bauteile, Firmware, Materialien, Lieferanten und Fertigungsstandorte ein.
• Offizielle EU-Leitlinien erklären, dass die technische Dokumentation die Konformität nachweisen und die Konformitätserklärung stützen muss.

6. Produktkennzeichnung, Etiketten und Rückverfolgbarkeit

• CE-Kennzeichnung. Prüfen Sie Gestaltung, Mindestgröße, Sichtbarkeit, Lesbarkeit und Dauerhaftigkeit. Eine Kennnummer der benannten Stelle darf nur erscheinen, wenn Rechtsvorschrift und Bewertungsverfahren dies vorschreiben.
• Produktidentifikation. Das Produkt sollte einen Typ, eine Charge, eine Seriennummer oder ein anderes Element tragen, das die Rückverfolgung zur Dokumentation und zum Fertigungsprotokoll ermöglicht.
• Angaben zum Wirtschaftsakteur. Prüfen Sie die erforderlichen Angaben zu Hersteller, Importeur, Bevollmächtigtem oder EU-Verantwortlichem sowie deren Post-/elektronische Kontaktdaten.
• Technische Kennwerte. Bestätigen Sie Spannung, Frequenz, Leistung, Kapazität, Druck, Last, Schutzart und andere sicherheitsrelevante Werte anhand des geprüften Produkts.
• Weitere erforderliche Kennzeichnungen. Je nach Produkt können dies WEEE-, Batterie-, Recycling-, Energie-, Funk-, Lebensmittelkontakt- oder Gefahrenhinweise sein.
• Genehmigen Sie die finale Druckvorlage vor Produktionsbeginn und überprüfen Sie die tatsächlichen Etiketten während der Vorversandinspektion. Ein konformes PDF beweist nicht, dass die Fabrik es korrekt angebracht hat.

7. Anleitungen, Warnhinweise und Sicherheitsinformationen

• Beschaffen Sie die vollständigen Bedienungs-, Installations-, Montage-, Wartungs- und Entsorgungsanleitungen, die für die sichere Nutzung erforderlich sind.
• Anleitungen und Sicherheitsinformationen müssen in den Sprachen bereitgestellt werden, die jedes Land verlangt, in dem das Produkt verkauft wird. Maschinelle Übersetzung ohne technische Prüfung ist ein Produktrisiko.
• Prüfen Sie, ob die Warnhinweise die in der Risikobewertung festgestellten Restrisiken abdecken und mit Produktetiketten, vorgesehenen Nutzern und vorhersehbarem Fehlgebrauch übereinstimmen.
• Gleichen Sie Modellbezeichnungen, Zeichnungen, Zubehör, technische Kennwerte, Wartungsintervalle und Fehlerbehebungshinweise mit dem Produktionsprodukt ab.
• Kontrollieren Sie die finalen Sprachdateien und den Druckstand. Lassen Sie die Fabrik freigegebene Anleitungen oder Etiketten nicht ohne schriftliche Genehmigung ersetzen.

8. Chemische, umweltbezogene und Nachhaltigkeitsnachweise

• RoHS. Für betroffene Elektro- und Elektronikgeräte beschaffen Sie eine Lieferantenerklärung, gestützt durch Material- oder Bauteilnachweise und risikobasierte analytische Prüfungen. „RoHS-konform" auf einer Rechnung genügt nicht.
• REACH und SVHC. Fordern Sie Materialerklärungen, ein Screening der Kandidatenliste und produktrelevante Stoffinformationen an. Ein universelles offizielles „REACH-Zertifikat" gibt es nicht. Ziehen Sie bei Materialien mit hohem Risiko Laborprüfungen in Betracht.
• Persistente organische Schadstoffe und beschränkte Stoffe. Ermitteln Sie zusätzliche Beschränkungen für Kunststoffe, Beschichtungen, Textilien, Flammschutzmittel oder andere Materialien.
• Batterien. Beschaffen Sie Batteriespezifikationen, Sicherheitsprüfnachweise, gegebenenfalls eine Zusammenfassung der Transportprüfung, Kennzeichnungen, Angaben zur Entnehmbarkeit sowie die nach aktuellen Batterievorschriften geforderten Lieferkettendaten.
• Umweltregelungen. Ermitteln Sie WEEE-, Verpackungs-, Batterie-, Möbel-, Textil-, Energiekennzeichnungs-, Ökodesign-, EPREL- oder andere Herstellerverantwortungspflichten in jedem Zielland. Lieferantendokumente ersetzen nicht die Registrierungen und Meldepflichten des Importeurs.

9. Produktspezifische Dokumente

• Funkprodukte: Funkprüfberichte, Frequenzbänder, Ausgangsleistung, Software-/Firmware-Kennung, Antennenkonfiguration und gegebenenfalls Cybersicherheitsnachweise.
• Elektrische Geräte: Sicherheits-, EMV- und RoHS-Nachweise; Zertifikate kritischer Bauteile; Kennwerte; Angaben zu Isolierung und Konstruktion.
• Maschinen: Risikobewertung, Zeichnungen, Nachweise zu Steuerungssystem und Sicherheitsfunktionen, Anleitungen, Konformitätserklärung und, sofern relevant, Dokumente für unvollständige Maschinen.
• PSA, Druckgeräte, Gasgeräte und andere regulierte Produkte: die erforderlichen Zertifikate benannter Stellen, Überwachungsdokumente und produktspezifischen Kennzeichnungen.
• Bauprodukte: anwendbare harmonisierte Spezifikation, Leistungserklärung, CE-Angaben und Nachweise für die erklärte Leistung.
• Lebensmittelkontaktmaterialien, Spielzeug, Kosmetika, Medizinprodukte und andere Sonderkategorien: Beschaffen Sie die von der jeweiligen Rechtsordnung geforderten Erklärungen, Prüfungen, Registrierungen und Angaben zur verantwortlichen Person.
• Energieverbrauchsrelevante Produkte: Ökodesign-Nachweise, Energielabel-Daten, Produktdatenblatt und, sofern erforderlich, EPREL-Registrierung.

10. Warnsignale in Dokumentenpaketen von Lieferanten

• Ein bunt gestaltetes „Certificate of Compliance" wird als einziger CE-Nachweis angeboten, ohne Konformitätserklärung oder technische Dokumentation.
• Antragsteller, Hersteller, Fabrik, Marke oder Modell unterscheiden sich zwischen Angebot, Etikett, Erklärung und Berichten.
• Nur das Basismodell wurde geprüft, doch der Lieferant behauptet ohne Analyse, jede Größe, Leistungsstufe, jedes Material und jede elektronische Konfiguration sei abgedeckt.
• Berichte sind beschnitten, passwortgeschützt, unsigniert, unvollständig oder zu unscharf, um Muster und Ergebnisse zu erkennen.
• Normen stehen in keinem Bezug zum Produkt, wichtige Rechtsvorschriften fehlen, oder Daten liegen vor bedeutenden Konstruktionsänderungen.
• Produktfotos zeigen andere Stecker, Bauteile, Gehäuse, Kennwerte oder Leiterplatten-Layouts als die bestellte Version.
• Der Lieferant verweigert direkte Laborbestätigung, technische Rückfragen oder Zusagen zur Änderungskontrolle.
• Ein Dokument behauptet „CE approved", „CE registered" oder „EU certified", ohne den rechtlichen Bewertungsweg hinter der Aussage zu benennen.

11. Dokumenten-Checkliste des Importeurs vor dem Versand

• ☐ Produktklassifizierung und jede geltende EU- und nationale Anforderung sind dokumentiert.
• ☐ Hersteller-, Fabrik-, Importeur- und Modellidentitäten stimmen in allen Unterlagen überein.
• ☐ Die richtige unterzeichnete Erklärung — EU-Konformitätserklärung, Leistungserklärung oder ein anderes vorgeschriebenes Dokument — ist vollständig.
• ☐ Vollständige Prüfberichte decken Produktionsmodell, Varianten, Kennwerte und aktuelle Konstruktion ab.
• ☐ Die erforderliche Einbindung und Zertifikate einer benannten Stelle wurden unabhängig überprüft.
• ☐ Verzeichnis der technischen Dokumentation, Risikobewertung und wesentliche Nachweise liegen vor.
• ☐ Kennzeichnungen von Produkt, Verpackung und Online-Angebot wurden freigegeben und geprüft.
• ☐ Anleitungen und Warnhinweise wurden in jeder erforderlichen Sprache technisch geprüft.
• ☐ Chemische, umweltbezogene, Batterie- und produktspezifische Nachweise sind vollständig.
• ☐ Änderungen zwischen geprüftem Muster und Produktionsware sind erkannt und bewertet.
• ☐ Dokumentenaufbewahrung, Behördenreaktion und Änderungskontrolle des Lieferanten sind vertraglich geregelt.
• ☐ Verbleibende Lücken sind geschlossen, bevor der Restbetrag gezahlt oder der Versand freigegeben wird.

12. Wenn das Produkt Ihre eigene Marke trägt

• Nach EU-Recht gelten Sie in der Regel als Hersteller, wenn Sie ein Produkt fertigen lassen und unter eigenem Namen oder eigener Marke in Verkehr bringen.
• Ersetzen Sie nicht einfach die Marke auf dem Etikett und verwenden Sie die Erklärung des Lieferanten weiter. Stellen Sie einen dokumentierten Zusammenhang zwischen Ihrem Modell und der geprüften Konstruktion her und erstellen Sie anschließend die rechtlich korrekte Erklärung und technische Dokumentation für Ihre Rolle.
• Sichern Sie sich Rechte an Konstruktions- und Prüfunterlagen, Bauteilspezifikationen, Lieferantenerklärungen, Änderungsmitteilungen sowie den fortdauernden Zugang zu Nachweisen nach Ende der Geschäftsbeziehung.
• Kontrollieren Sie jede Variante und künftige Produktionsänderung. Eine gültige Bewertung kann ungültig werden, wenn die Fabrik ein Netzteil, ein Funkmodul, ein Material, die Firmware oder ein sicherheitskritisches Bauteil austauscht.
• Ziehen Sie ein kompetentes Labor oder einen Compliance-Spezialisten hinzu, wenn rechtlicher Geltungsbereich, Konformitätsweg oder technischer Nachweis unklar sind. Eine Dokumentenprüfung ersetzt keine erforderliche Prüfung.

So sieht das in der Praxis aus

Panda United sammelt das Dokumentenpaket des Lieferanten in China, erstellt eine Konsistenzmatrix aus Modellen und Dokumenten, prüft Erklärungen, Berichte, Etiketten und Anleitungen auf offensichtliche Lücken und verfolgt Klärungen oder Laborbestätigungen mit dem Lieferanten. Wir stellen keine CE-Zertifizierung aus und ersetzen nicht die rechtliche Bewertung des Herstellers oder Importeurs. Unsere Aufgabe ist es, fehlende, widersprüchliche oder nicht belegte Nachweise sichtbar zu machen, bevor der Restbetrag gezahlt und das Produkt nach Europa versandt wird.