Incoterms voor Import uit China: Gids voor Eerste Importeurs

Een Incoterm is niet zomaar een vrachtprijs. Het bepaalt waar de verkoper levert, wanneer het transportrisico overgaat op de koper, wie elk onderdeel van de reis regelt en wie de export- en importformaliteiten afhandelt. De verkeerde term kiezen kan een importeur die voor het eerst importeert, laten opdraaien voor kosten die nooit in de offerte waren opgenomen — of het risico laten dragen terwijl de leverancier nog steeds de vracht controleert. Deze gids richt zich op de ICC Incoterms® 2020-regels die het vaakst worden voorgesteld voor zendingen vanuit China.

1. Wat Incoterms wél en niet regelen

• Zij verdelen de leveringsverplichtingen. De regel bepaalt het leveringspunt, de transportregelingen, export- en importformaliteiten, bepaalde kosten en het punt waarop het risico van verlies of schade overgaat.
• Zij bepalen geen eigendom. De overdracht van eigendom moet apart in de koopovereenkomst worden geregeld.
• Zij leggen geen betalingsvoorwaarden vast. Aanbetaling, saldo, letter of credit, valuta en betalingstiming blijven aparte commerciële bepalingen.
• Zij garanderen geen productconformiteit. Specificaties, inspectie, CE en andere regelgevende verplichtingen, garantie, boetes en verhaalsmogelijkheden vereisen nog steeds schriftelijke bepalingen.
• Zij vervangen geen transportofferte. Havenkosten, kosten van de douane-expediteur, opslag, overliggeld, afleverafspraken en lossen kunnen nog steeds verduidelijking vereisen.

2. Schrijf de term met een exacte, genoemde plaats

• Gebruik de drielettercode, een precieze plaats of haven en de versie: bijvoorbeeld FCA fabriek leverancier, volledig adres, Ningbo, China — Incoterms® 2020.
• "FOB China", "CIF Europa" of "DAP Frankrijk" is te vaag. De haven van Shanghai, een Franse haven, een containerterminal en uw magazijn zijn niet hetzelfde leveringspunt.
• De genoemde plaats beïnvloedt zowel kosten als risico. Onder FCA bepaalt zij waar de verkoper de goederen overdraagt. Onder DAP bepaalt zij hoe ver de verkoper moet leveren.
• Gebruik dezelfde formulering op de offerte, bestelling, het contract en de handelsfactuur. Los tegenstrijdige voorwaarden op vóór u de aanbetaling doet.

3. De elf regels in één overzicht

• Elke vervoerswijze: EXW, FCA, CPT, CIP, DAP, DPU en DDP. Deze regels kunnen worden gebruikt voor wegvervoer, spoor, lucht, koeriersdiensten, zeecontainers of multimodaal transport.
• Alleen zee- of binnenvaart: FAS, FOB, CFR en CIF. Deze regels verwijzen naar levering langszij of aan boord van een schip en zijn niet bedoeld voor lucht-, spoor- of wegvervoer.
• Vertrekgerichte regels: EXW en FCA laten het hoofdtransport aan de koper over.
• Vervoer betaald door de verkoper met vroege risico-overgang: CPT, CIP, CFR en CIF. De verkoper betaalt het transport verder dan het punt waarop het risico overgaat.
• Aankomstgerichte regels: DAP, DPU en DDP houden het transportrisico bij de verkoper tot de genoemde bestemming.

4. EXW: aantrekkelijke prijs, maximaal werk voor de koper

• Onder EXW — Ex Works stelt de verkoper de goederen beschikbaar bij zijn bedrijfspand of een andere genoemde plaats. Vanaf dat moment draagt de koper het risico.
• De verkoper is volgens de regel niet verplicht het ophalende voertuig te laden of de goederen voor export in te klaren. Die verplichtingen kunnen voor een buitenlandse koper zonder lokale ondersteuning lastig uit te voeren zijn in China.
• Een EXW-offerte sluit doorgaans het ophalen, laden, de afhandeling op de plaats van herkomst, de exportaangifte, terminalkosten en het hoofdtransport uit.
• EXW kan werken wanneer de koper beschikt over een bekwame Chinese entiteit of expediteur die de operaties op de plaats van herkomst beheerst. Voor de meeste eerste-keer-importeurs is FCA bij het bedrijfspand van de leverancier overzichtelijker, omdat de verkoper dan laadt en de exportinklaring afrondt.

5. FCA en FOB: vergelijkbare offertes, verschillende leveringspunten

• FCA — Free Carrier. De verkoper klaart de goederen in voor export en levert ze af bij de door de koper aangewezen vervoerder op de genoemde plaats. Vindt levering plaats bij het bedrijfspand van de verkoper, dan laadt de verkoper het ophalende voertuig.
• FOB — Free On Board. Voor zee- of binnenvaartvervoer klaart de verkoper de goederen in voor export en draagt hij het risico totdat de goederen aan boord van het aangewezen schip in de genoemde haven zijn geladen.
• Bij containerzendingen draagt de leverancier de container meestal over aan een terminal voordat deze aan boord van het schip wordt geladen. FCA is normaal gesproken de nauwkeurigere regel, omdat levering plaatsvindt op het moment dat de vervoerder of terminal de controle overneemt.
• FOB blijft gebruikelijk in Chinese offertes, maar mag niet worden gebruikt voor luchtvracht, spoorvervoer of koerierszendingen. Wordt het toch gebruikt voor zeevracht, specificeer dan de exacte haven en verduidelijk de terminalkosten op de plaats van herkomst.
• Bij FCA of FOB wijst de koper de hoofdvervoerder of expediteur aan en heeft hij beter zicht op vrachttarieven, documenten, routering en bestemmingskosten.

6. CFR, CIF, CPT en CIP: het risico gaat over vóór de bestemming

• CFR en CIF gelden alleen voor zee- of binnenvaartvervoer. De verkoper betaalt het vervoer tot de genoemde bestemmingshaven, maar het risico gaat over zodra de goederen op de plaats van herkomst aan boord zijn geladen.
• CPT en CIP werken bij elke vervoerswijze. De verkoper betaalt het vervoer tot de genoemde bestemming, maar het risico gaat normaal gesproken over zodra de goederen aan de eerste vervoerder zijn overgedragen.
• CIF en CIP omvatten een door de verkoper geregelde verzekering, maar de vereiste dekking verschilt. De standaardminimumdekking onder CIF kan onvoldoende zijn voor breekbare, hoogwaardige of complexe producten; CIP vereist doorgaans een ruimere dekking.
• De belangrijkste valkuil is de aanname dat "vracht betaald tot Europa" betekent dat de verkoper het risico tot in Europa draagt. Onder deze vier regels lopen kosten en risico uiteen.
• Vraag wie de verzekeraar is, welke waarde en risico's worden gedekt, wie de schade-uitkering ontvangt, welke uitsluitingen gelden en welke documenten vereist zijn. Sluit aanvullende transportverzekering af als de contractuele dekking onvoldoende is.

7. DAP, DPU en DDP: door de verkoper georganiseerde levering tot bestemming

• DAP — Delivered at Place. De verkoper draagt kosten en risico tot de genoemde bestemming, waarbij de goederen klaarstaan om te worden gelost. De koper regelt de importinklaring, rechten, belastingen en normaal gesproken het lossen.
• DPU — Delivered at Place Unloaded. Vergelijkbaar met DAP, maar de verkoper lost de goederen ook op de genoemde bestemming. Bevestig dat de plaats en de uitrusting de levering veilig kunnen ontvangen.
• DDP — Delivered Duty Paid. De verkoper draagt kosten en risico tot de genoemde bestemming en is verantwoordelijk voor importinklaring, rechten en belastingen. De koper lost normaal gesproken zelf.
• DAP kan handig zijn voor een eerste zending, terwijl de Europese koper zichtbaar verantwoordelijk blijft voor de eigen invoeraangifte. Vraag een uitsplitsing van de bestemmings-, douane-expediteurs- en afleverkosten op.
• DDP oogt moeiteloos, maar de Chinese verkoper is mogelijk juridisch of operationeel niet in staat om als importeur in het bestemmingsland op te treden. Onduidelijke importeuridentiteit, onderwaardering of een onbruikbaar invoer-btw-document kunnen ernstige problemen voor de koper veroorzaken.

8. Waarom DDP bijzondere voorzichtigheid vergt in de EU

• Een EU-bedrijf dat goederen importeert, heeft doorgaans een EORI-nummer nodig en moet ervoor zorgen dat de douaneaangifte de partijen, goederen, waarde, oorsprong en tariefindeling correct vermeldt. De Europese Commissie biedt een officiële handleiding douane-inklaring voor EU-importeurs.
• Importeert de leverancier of een onbekende logistieke keten onder de naam van een andere partij, dan ontvangt de koper mogelijk geen aanvaardbaar bewijs voor invoer-btw, douanewaardering of producttraceerbaarheid.
• DDP heft de complianceverantwoordelijkheden van de Europese marktdeelnemer niet op. Een afgeleverde prijs kan die juridische verplichtingen niet terugleggen bij een fabriek in China.
• Voor een commerciële EU-import is DAP met importinklaring op naam van de koper vaak transparanter dan door de leverancier beheerde DDP.
• Wordt DDP voorgesteld, verkrijg dan schriftelijke bevestiging van de importeur van record, het gebruikte EORI-nummer, de douanevertegenwoordiger, de behandeling van rechten en btw, de waardering, een kopie van de aangifte en de procedure voor audits of correcties.

9. Kosten die apart moeten worden verduidelijkt

• Op de plaats van herkomst: ophalen, laden, exportverpakking, exportaangifte, documentatie, haven- of terminalafhandeling, beveiliging en consolidatie.
• Hoofdtransport: vracht, brandstof- en piekseizoentoeslagen, materieelkosten, verzekering en routewijzigingen.
• Op de bestemming: terminalafhandeling, lossen, havenbeveiliging, douane-expediteur, inspectie, opslag, overliggeld, vasthoudkosten en kosten voor de afleveropdracht.
• Import: invoerrechten, invoer-btw, antidumpingheffing, accijnzen, productspecifieke kosten en kosten voor regelgevende inspectie.
• Eindaflevering: afspraak, laadklep, vorkheftruck of kraan, beperkte toegang, wachttijd, lossen, verwijdering van verpakking en heraflevering.
• Vraag om een schriftelijk deur-tot-deur kostenoverzicht. "Alle verzendkosten inbegrepen" is geen Incoterm en is geen voldoende offerte.

10. Een praktische keuze voor een eerste import uit China

• Kies FCA wanneer u wilt dat uw eigen expediteur de zending vanaf de leverancier of terminal op de plaats van herkomst controleert. Dit is doorgaans de duidelijkste optie voor container-, lucht- en multimodaal vervoer.
• Overweeg FOB voor conventionele zeevracht wanneer alle partijen het havenproces begrijpen, maar besef dat FCA doorgaans beter aansluit bij containeroverdracht.
• Gebruik DAP wanneer u wilt dat de verkoper het transport tot bij u organiseert, maar u zelf de importinklaring op naam van uw bedrijf wilt behouden.
• Gebruik CIF of CIP pas nadat u het risicopunt begrijpt, evenals de bestemmingskosten en de verzekeringsdekking. Een lage CIF-prijs staat niet gelijk aan een voorspelbare landed cost.
• Vermijd EXW aanvankelijk, tenzij uw organisatie in China het ophalen en de exportformaliteiten kan beheren. Beschouw DDP als een uitzondering die volledige douanetransparantie vereist, niet als de standaard eenvoudige optie.
• Vergelijk aanbiedingen op basis van totale landed cost en controle, niet op de opvallende transportprijs van de leverancier.

11. Checklist voor de bestelling

• ☐ De exacte regel, genoemde plaats of haven en "Incoterms® 2020" zijn voluit vermeld.
• ☐ De verantwoordelijkheden van verkoper en koper voor laden, lossen, export- en importinklaring zijn duidelijk.
• ☐ Het punt van risico-overgang is bekend en de transportverzekering dekt de reis vanaf dat punt.
• ☐ Kosten voor herkomst, vracht, bestemming, douane en eindaflevering zijn gespecificeerd.
• ☐ De importeur van record, het EORI-nummer, de douanevertegenwoordiger en de ontvanger van de aangifte zijn bevestigd.
• ☐ Productomschrijving, HS-classificatie, oorsprong en methodiek voor de douanewaarde zijn gecontroleerd.
• ☐ Verzenddocumenten en termijnen zijn opgesomd: factuur, paklijst, vervoersdocument en eventueel vereiste certificaten.
• ☐ Inspectie vóór verzending en regels voor vrijgave van de zending zijn gekoppeld aan de saldobetaling.
• ☐ Eigendom, betaling, conformiteit, garantie, vertraging en geschillenclausules zijn apart geregeld.
• ☐ Dezelfde Incoterm staat consistent vermeld op offerte, bestelling, contract en factuur.

Zo ziet dit er in de praktijk uit

Panda United helpt Europese kopers om aanbiedingen van Chinese leveranciers op dezelfde logistieke basis te vergelijken, verborgen kosten op de plaats van herkomst aan te vechten, exportgereedheid te coördineren en een duidelijke overdracht aan de expediteur van de koper te waarborgen. Wij kiezen geen Incoterm op zichzelf: de juiste keuze hangt af van de vervoerswijze, het douanevermogen van de koper, de behoefte aan vrachtcontrole en de exacte genoemde plaats. Voor de meeste gestructureerde eerste imports biedt FCA met een door de koper aangestelde expediteur, of DAP met door de koper gecontroleerde EU-douane-inklaring, een duidelijker startpunt dan EXW of ondoorzichtige DDP.